As duas faces da moeda: A bagunça pode prejudicar o rendimento profissional?

Pare agora por alguns segundos e olhe ao redor da sua mesa do computador. Então, ela está organizada ou está cheia de papéis e canetas espalhadas, livros e documentos empilhados, ou seja, uma bagunça? Muitos especialistas afirmam que manter o ambiente de trabalho organizado gera melhor desempenho profissional e facilita o andamento das tarefas no decorrer do dia.

O consultor do IDORT/SP, Édson Herrero, revela que tudo faz a diferença na hora de buscar um espaço físico de trabalho mais saudável e leve. “A desorganização física gera desorganização mental e, portanto, perda de concentração, produtividade, criatividade, serenidade e paz no ambiente do trabalho. Um ambiente físico, minimamente cuidado, limpo, organizado e planejado, faz toda a diferença na obtenção de mais e melhores resultados, além, é claro, de prevenir o estresse”.

Só que em alguns casos, não são apenas os funcionários que necessariamente são os principais causadores de um ambiente desordenado. Muitas vezes a própria corporação não colabora para um ambiente mais organizado. Ainda é recorrente em empresas de diversos portes, encontrar pilhas de papéis e documentos à espera de arquivamento.

Édson Herreo diz que o melhor a fazer é que os colegas de trabalho se unam para achar um meio factível de organização no ambiente, apesar dos estilos diferentes de cada pessoa. “Sabemos também que as pessoas têm manias e jeito de ver as coisas muito distintas, para alguns, a organização e a disciplina no ambiente de trabalho não fazem o menor sentido, para outros, no entanto, o dia não acontece sem o mínimo de organização, mas é preciso arrumar um ‘meio termo’ para eliminar o excesso de materiais sem utilidade aglomerado”.

Laudemir Valente, CEO da Novateccorp, aponta que o avanço da tecnologia fez com que o arquivamento on-line se tornasse outra forma de solucionar os problemas do acúmulo de papéis para as corporações. “Ao digitalizar e arquivar eletronicamente os documentos, departamentos e empresas ganham mais agilidade e segurança na manipulação das informações. De forma eficiente é possível dar um fim na papelada e ainda colaborar positivamente no desempenho dos profissionais, dos setores e das empresas”, finaliza.

Muitas vezes, o rendimento de um profissional pode melhorar com simples cronogramas e um gerenciamento do tempo e das atividades mais concretas. Édson Herrero aponta algumas dicas para as pessoas que querem, mas não conseguem ser organizadas no trabalho.

• Planeje seu dia fazendo uma lista de prioridades;

• Siga a lista;

• Não burle o planejado;

• Identifique os recursos mínimos que você necessitará para cumprir o planejado (sala, equipamentos, recursos virtuais, telefone, pessoas, prazos, fluxos e etc.);

• Priorize o importante e não o urgente. Lembre-se: o importante é seu, o urgente é do outro que não se planejou;

• O ambiente físico do trabalho deve ser confortável, acessível e seguro para você, sem, no entanto, invadir o espaço aéreo dos colegas que também tem seu próprio estilo. O ambiente de trabalho é coletivo, portanto, negocie sempre;

• Faça sua parte: guarde, arrume, esvazie, recicle, limpe e etc. Isto vale para sua área de trabalho e, também, para áreas comuns, como banheiros, restaurante, corredores, estações de trabalho, espaço do café, pc´s e notebooks, entre outros. As equipes responsáveis pela limpeza dos ambientes no local de trabalho são colaboradores como você (geralmente tercerizados), elas obedecem a um fluxo de trabalho e não executam trabalho escravo. Exerça seu papel cidadão dentro da empresa.

A organização no ambiente de trabalho começa por dedicar-se, entre outras coisas, a gerenciar o tempo e o espaço.

A rejeição em relação à bagunça é muito comum, principalmente, no mundo corporativo. Mas, Eric Abrahamson e David Freedman, autores do livro “Uma Bagunça Perfeita”, relatam que é possível tirar proveito da desorganização e que em diversas situações ela pode ser mais vantajosa e mais prática do que a própria ordem.

Os autores ressaltam que, desde que sejam mantidas em um nível razoável, as diversas pilhas sobre a mesa bagunçada podem representar um sistema informal e sofisticado de arquivamento que oferece mais eficiência e flexibilidade do que um arquivo com gavetas pode oferecer. Nesses casos, os donos de mesas desarrumadas têm tipicamente pilhas separadas para documentos urgentes, menos urgentes e não urgentes.

“As pessoas com mesas desarrumadas reúnem várias estratégias diferentes, com freqüência de modo inconsciente, para manter à mão o trabalho que precisam. Em geral, a mesa desorganizada tende a assumir um formato no qual os assuntos mais importantes e urgentes ficam mais próximos e no alto das pilhas, enquanto os assuntos que podem ser desprezados com segurança ficam longe e embaixo de tudo”, ressaltam os autores.

Abrahamson e Freedman citam como o padrinho da ciência da bagunça Albert Einstein. “A mesa de Einstein no Institute for Advanced Study em Princeton, Nova Jersey, encontrava-se permanentemente confusa de acordo com todos os relatos pessoais e fotográficos. Ele é um bom exemplo, pois é amplamente aceito como alguém muito competente no que faz”, apontam os estudiosos.

Em seu livro, argumentam também que os sistemas mais desorganizados se adaptam e mudam mais rápido, mais radicalmente e de maneira mais variada e ampla. Já os sistemas organizados tendem a responder com mais rigidez e lentidão às exigências da mudança, aos eventos inesperados e a novas informações.

Exemplo de bagunça produtiva

O livro “Uma Bagunça Perfeita” explora que existe um custo de manter uma mesa arrumada. Para isso, é necessário arquivar, jogar fora ou entregar a outras pessoas os papéis em cima das mesas, o que leva tempo para essa organização. E esse tempo será deduzido do período que passa efetivamente trabalhando.

Selecionamos um dos vários exemplos do livro sobre a questão: tempo versus organização e seu contraponto:

“Izsak afirma ser capaz de provar que a organização compensa por meio de uma pequena demonstração que ele gosta de inserir na sua apresentação. Na demonstração, ele pega dois baralhos, um embaralhado e o outro ordenado por naipe e hierarquia, e entrega cada um deles para uma pessoa diferente. Em seguida, chama o nome de quatro cartas e pede às duas pessoas que tentem encontrar as cartas o mais rápido possível. Naturalmente, o baralho ordenado vence com facilidade.

Mas quem colocou o baralho em ordem? Uma pequena experiência com pessoas relativamente habilidosas com as cartas revela que, em média, são necessários cerca de 140 segundos para ordenar um baralho, mas outros 16 segundos para encontrar quatro cartas no baralho ordenado, o que dá um total de 156 segundos; para encontrar quatro cartas em um baralho não ordenados são necessários 35 segundos.

Alguém poderia argumentar que só é preciso ordenar o baralho uma vez, e que depois podemos encontrar as cartas mais rapidamente muitas vezes. No entanto, neste caso, também é preciso contabilizar o tempo necessário para recolocar as quatro cartas em um baralho ordenado, o que equivale cerca de 16 segundos – no caso das cartas, como acontece na maioria das coisas na vida, é preciso um repetido esforço para manter a ordem.

Assim, no caso do baralho pré-ordenado, a pessoa leva 32 segundos para encontrar e recolocar quatro cartas, versus 36 segundos no caso do baralho embaralhado. Isso resultaria que a ordenação do baralho só compensaria se você precisasse repetir pelo menos 35 vezes a tarefa e fosse meticuloso a respeito de manter o baralho em ordem entre as tentativas.”

Pontos de Vista

O www.administradores.com.br resolveu expor dois pontos de vistas acerca da bagunça, reunindo opiniões daqueles que são a favor da organização plena, ou da ‘bagunça sistemática’ para realizar melhor suas tarefas profissionais e pessoais. O que é melhor? No fim das contas, cada pessoa tem sua própria fórmula ideal, aquela que se encaixa com seu estilo e perfil para desenvolver suas atividades com mais eficiência e eficácia. O desafio de cada profissional é o de não se deixar prejudicar pelas consequências negativas que o excesso de bagunça ou a obsessão por organização podem provocar.

Fonte: Administradores.com